De nye krav til bogføring handler om mere end at udskifte ringbind med et digitalt arkiv. Virksomheden skal også beslutte, hvordan bogføringen skal foregå, hvem der skal stå for arbejdet, og hvordan bilag og registreringer knyttes sammen. For nogle er et registreret bogføringssystem med få funktioner tilstrækkeligt. Andre har brug for at kunne håndtere lager, flere valutaer eller særlige godkendelsesforløb. Valget bør tage udgangspunkt i virksomhedens pligter og daglige arbejdsgange, ikke i den længste liste over funktioner.

Hvilke nye krav til bogføring gælder for virksomheden?

Begynd med at afklare, hvornår virksomheden er omfattet af kravet om digital bogføring. Kravene er indført trinvist, og både virksomhedsform, regnskabspligt og valg af system har betydning. For virksomheder med pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabsloven gælder kravet for regnskabsår, der begynder den 1. juli 2024 eller senere, hvis de bruger et registreret bogføringssystem. Ved brug af et ikke-registreret system gælder kravet for regnskabsår, der begynder den 1. januar 2025 eller senere.

Fra den 1. januar 2026 omfatter kravet også virksomheder uden årsrapportpligt, når nettoomsætningen har været over 300.000 kr. i hvert af de to forudgående indkomstår. Det er altså ikke nok at se på omsætningen i det seneste år. En personligt ejet virksomhed bør gennemgå begge år, før den vurderer, om den er omfattet.

Der er forskel på at være omfattet af bogføringsloven og at være omfattet af kravet om et digitalt bogføringssystem. En virksomhed under omsætningsgrænsen kan stadig have bogføringspligt. Afklar derfor først, hvilke regler virksomheden skal følge, og sammenlign derefter systemerne. En samtale med bogholder eller revisor bør munde ud i en konkret dato og en beskrivelse af, hvilke aktiviteter og bilag løsningen skal dække.

Registreret eller ikke-registreret bogføringssystem

Et registreret bogføringssystem vil ofte være et praktisk udgangspunkt for en mindre virksomhed. Her har udbyderen ansvaret for, at selve systemet opfylder de lovbestemte systemkrav. Virksomheden har fortsat ansvaret for sin bogføring, herunder at registreringerne er korrekte, og at relevante bilag bliver gemt. Systemet kan ikke i sig selv rette op på en manglende faktura eller en privat udgift, der er bogført forkert.

Et ikke-registreret system kan være relevant, hvis virksomheden har særlige behov eller allerede bruger en løsning, som er tæt forbundet med produktion, lager og ordrestyring. Til gengæld skal virksomheden selv sikre og kunne dokumentere, at løsningen lever op til kravene. Det kræver et mere indgående kendskab til blandt andet sikkerhedskopiering, it-sikkerhed og opbevaring.

Sammenlign mulighederne ud fra konkrete forhold frem for blot at spørge, om løsningen er digital:

• Er den konkrete løsning registreret, eller skal virksomheden selv dokumentere, at systemkravene er opfyldt?
• Hvordan knyttes købsbilag og salgsbilag til de enkelte posteringer?
• Hvordan håndteres sikkerhedskopier, brugeradgange og ændringer i registreringerne?
• Kan virksomheden få sine data og bilag ud ved et senere systemskifte?

Et almindeligt regneark kombineret med en mappe med indscannede bilag er ikke automatisk et digitalt bogføringssystem, der opfylder kravene. Hvis leverandøren foreslår flere separate programmer, bør virksomheden få en konkret forklaring på, hvordan den samlede løsning fungerer, og hvordan ansvaret er fordelt.

Egen bogføring eller hjælp fra en bogholder

Valget mellem selv at bogføre og at købe hjælp afhænger især af bilagenes karakter og virksomhedens interne rutiner. En konsulent med få månedlige fakturaer har et andet behov end en butik med daglige salg, varekøb og lønafstemninger. Antallet af bilag spiller en rolle, men kompleksiteten kan veje tungere. Ti udenlandske fakturaer med forskellige momsforhold kan kræve mere arbejde end mange ensartede danske salg.

Står virksomheden selv for bogføringen, er der tæt kontakt med tallene og mulighed for løbende at følge kundernes betalinger. Til gengæld skal der afsættes tid til kontering, afstemning og fejlretning. Et abonnement på et program indeholder ikke nødvendigvis faglig hjælp til moms eller regnskab. Undersøg derfor, hvad supporten faktisk omfatter, og hvilke opgaver virksomheden selv forventes at løse.

Med en ekstern bogholder kan virksomheden aftale faste opgaver, eksempelvis månedlig bankafstemning og klargøring af moms. Virksomheden beholder dog ansvaret for, at bogføringen opfylder reglerne. Fordel opgaverne skriftligt, så begge parter ved, hvem der eksempelvis skal indhente manglende bilag.

En mellemform kan være praktisk. Virksomheden sender fakturaer, godkender udgifter og afleverer bilag digitalt, mens bogholderen kontrollerer posteringer og afstemninger. Aftal også, hvem der følger op på ubesvarede spørgsmål, og hvor hurtigt manglende dokumentation skal fremskaffes.

Pris og funktioner skal passe til arbejdsgangen

Abonnementsprisen fortæller kun en del af historien. Når to løsninger sammenlignes, bør regnestykket også omfatte oprettelse, ekstra brugere, bilagshåndtering, bankforbindelse og eventuelle integrationer. Nogle funktioner er inkluderet i én pakke, men kræver tilkøb i en anden. Indhent derfor priser med udgangspunkt i den samme opgavefordeling og det samme forventede forbrug. Ellers kan prisforskellen være misvisende.

Brug et enkelt regneeksempel til at vurdere tidsforbruget. Hvis en løsning koster 150 kr. mere om måneden, men sparer en halv times manuelt arbejde, afhænger værdien af, hvad den halve time ellers kunne bruges til. Tidsbesparelsen skal kunne mærkes i den daglige arbejdsgang. Automatisk indlæsning af bankposter fjerner eksempelvis ikke behovet for at kontrollere, om betalingerne er knyttet til de rigtige fakturaer.

Afprøv løsningerne med nogle typiske opgaver, såsom en leverandørfaktura, en kreditnota, et medarbejderudlæg og en delbetaling fra en kunde. Kontroller også, hvordan fejl bliver rettet, og om bogholderen kan arbejde i systemet uden besværlige omveje. Testen bør omfatte hele forløbet fra modtagelsen af bilaget til den færdige registrering.

Vælg funktioner efter et faktisk behov. Lagerstyring kan være afgørende for en handelsvirksomhed, men er ofte overflødig for en selvstændig rådgiver. Omvendt kan projektopdeling være nyttig, hvis virksomheden skal følge indtjeningen på enkelte kundeopgaver. Flere funktioner betyder også flere indstillinger, som nogen skal vedligeholde.

Planlæg skiftet og opbevar det gamle materiale

Et systemskifte bør have en tydelig skæringsdato. Begyndelsen af en måned, et kvartal eller et regnskabsår kan være praktisk, men tidspunktet skal passe til virksomhedens frist for digital bogføring. Undgå at registrere nogle fakturaer i det gamle system og andre i det nye uden en fast regel. Det giver ekstra arbejde med at finde dubletter og manglende posteringer.

Inden flytningen skal bankkonti samt tilgodehavender hos kunder og gæld til leverandører afstemmes. Derefter kan åbningssaldi og eventuelle åbne poster overføres. Sammenlign tallene før og efter overførslen, og gem dokumentationen for kontrollen. En kundes ubetalte faktura skal eksempelvis kunne følges videre, selv om betalingen først kommer efter skiftedatoen.

Regnskabsmateriale skal som hovedregel opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Der kan gælde særlige regler for bestemte bilag. Opsig derfor ikke adgangen til det gamle system, før virksomheden har sikret den nødvendige opbevaring og mulighed for at finde materialet igen. Kontroller, at de gemte filer kan åbnes, og at sammenhængen mellem posteringer og bilag er bevaret.

Fastlæg også rutinerne for den nye løsning. Hvem afleverer bilag, hvem godkender dem, og hvem følger op på mangler? Sæt en kontrol i kalenderen efter den første måned. På det tidspunkt bør bankens saldo stemme med bogføringen, åbne fakturaer være gennemgået, og et udvalg af posteringer kunne følges direkte til deres bilag.