Begynd med inkassofirmaets autorisation

Overvejer din virksomhed at bruge Dansk Inkasso, bør I kontrollere inkassofirmaets autorisation, før I underskriver samarbejdsaftalen. Udgangspunktet er politiets officielle oversigt over autoriserede inkassovirksomheder. Her undersøger du, om den virksomhed, der skal udføre inkassoarbejdet, fremgår under sit juridiske navn. Netop navnet kræver opmærksomhed. På hjemmesiden kan virksomheden bruge et markedsføringsnavn, mens aftalen indgås med et selskab, der hedder noget andet. Find derfor først ud af, hvem din virksomhed bliver kunde hos. Hjemmesidens udseende og sælgerens forklaring kan ikke erstatte kontrollen. Du skal sammenholde konkrete virksomhedsoplysninger med oplysninger fra den myndighed, der administrerer autorisationen.

Hvor finder du politiets liste over autoriserede inkassofirmaer?

Brug politiets officielle hjemmeside til at søge efter autoriserede inkassovirksomheder. Brug myndighedens egen oversigt som dokumentation frem for en omtale hos en rådgiver eller et tekstuddrag i et søgeresultat. Søgemaskiner kan vise forældede oplysninger, og en tidligere gemt fil kan være erstattet af en nyere udgave. Se efter oplysninger om, hvornår siden er opdateret, og åbn selve oversigten, hvis den ligger som et dokument. Søg derefter på virksomhedens fulde juridiske navn. Finder du ikke noget, kan du forsøge med en karakteristisk del af navnet og undersøge, om aftaleparten er angivet med en anden selskabsbetegnelse. En søgning uden resultat er ikke i sig selv dokumentation for manglende autorisation. Forklaringen kan være stavemåden eller forskellen mellem markedsføringsnavnet og det juridiske navn.

Brug Dansk Inkasso som konkret kontrolopgave

Med Dansk Inkasso som eksempel begynder kontrollen med at finde oplysninger om aftaleparten. Se efter det juridiske selskabsnavn og CVR-nummer i kontaktoplysningerne, forretningsbetingelserne eller det tilbud, du har modtaget. Brug selskabsnavnet ved opslaget hos politiet. Indeholder oversigten yderligere identifikationsoplysninger, skal du også sammenholde dem med aftalegrundlaget. På den måde kontrollerer du, at registreringen vedrører den virksomhed, som skal håndtere dine fordringer, og ikke blot en virksomhed med et lignende navn. Fremgangsmåden er ikke en bekræftelse af Dansk Inkassos aktuelle autorisationsstatus. Det kræver et aktuelt opslag. Afviger navnet i tilbuddet fra navnet i oversigten, skal forskellen forklares og dokumenteres, før du bruger opslaget som grundlag for din beslutning.

Hold selskabsnavn og markedsføringsnavn adskilt

Forskellen mellem navnet udadtil og den juridiske enhed bag kan let blive overset. Et markedsføringsnavn på breve, i præsentationer og i e-mails fortæller ikke nødvendigvis, hvilket selskab din virksomhed indgår aftale med. Læs derfor aftalens indledning og underskriftsfelt frem for kun at se på logoet øverst på siden. CVR-nummeret hjælper dig med at holde selskaber adskilt, men et CVR-opslag dokumenterer ikke i sig selv en inkassoautorisation. De to opslag besvarer forskellige spørgsmål: Virksomhedsoplysningerne identificerer aftaleparten, mens politiets oversigt bruges til at kontrollere autorisationen. Og inkasso.dk præsenterer Dansk Inkassos løsning, men erstatter ikke politiets dokumentation for autorisation. Nævner materialet flere selskaber, bør du få præciseret, hvilket selskab der udfører inkassoarbejdet, og hvilke roller de øvrige har.

Undersøg uoverensstemmelser, før du sender sager

Stop op, hvis oplysningerne ikke stemmer overens. Det kan være en anden adresse, et selskabsnavn, du ikke kan genfinde, eller et tilbud uden en tydeligt angivet aftalepart. Forskellene kan have en praktisk forklaring, men udfyld ikke selv hullerne med antagelser. Bed inkassofirmaet om en skriftlig forklaring og de oplysninger, der identificerer den autoriserede virksomhed. Vedrører tvivlen selve registreringen, kan du kontakte politiet gennem myndighedens officielle kontaktkanaler og bede om afklaring. Et logo eller en oplysning om autorisation på virksomhedens egen hjemmeside erstatter ikke opslaget hos politiet. Vent med at sende sagsmateriale og skyldneroplysninger, til du har afklaret, hvem der modtager oplysningerne, og hvilken virksomhed der skal udføre arbejdet.

Gem dokumentation for din kontrol

Når du har fundet den relevante registrering, skal andre i virksomheden kunne genfinde resultatet. Gem eksempelvis en dateret kopi af oversigten eller et skærmbillede, hvor både myndighedens afsender og virksomhedsoplysningerne fremgår. Notér datoen for opslaget, det kontrollerede selskabsnavn og navnet på den medarbejder, der udførte kontrollen. Opbevar materialet sammen med tilbuddet, aftalen og eventuelle skriftlige afklaringer. Dokumentationen viser, hvad du kontrollerede på det pågældende tidspunkt, men ikke at forholdene er uændrede senere. Foretag derfor et nyt opslag, hvis samarbejdet genoptages efter en længere pause, eller hvis I får besked om en ændret aftalepart. En gammel kopi bør ikke stå alene som grundlag for en ny beslutning.

Vurder løsningen særskilt fra autorisationen

Efter autorisationskontrollen kan du læse Dansk Inkassos egen præsentation af virksomhedens løsning på dens hjemmeside. Hold de to vurderinger adskilt. En registrering hos politiet fortæller ikke i sig selv, om en bestemt aftale passer til din virksomheds arbejdsgange eller økonomi. Læs vilkårene for betaling, sagsoprettelse, rapportering og afslutning af samarbejdet. Spørg eksempelvis, hvad din virksomhed skal betale, hvis et krav ikke bliver inddrevet, eller hvis I ønsker at trække en sag tilbage. Få også afklaret, hvordan indsigelser fra skyldneren håndteres, og hvornår I skal levere yderligere dokumentation. Svarene bør fremgå af det skriftlige aftalegrundlag. En mundtlig gennemgang kan hjælpe med at forklare løsningen, men bør ikke være det eneste grundlag for jeres forventninger til samarbejdet.

Aftal ansvar for oplysninger og løbende ændringer

Inden den første sag overdrages, bør I internt beslutte, hvem der holder oplysningerne om inkassofirmaet ajour. Opgaven kan ligge hos den økonomiansvarlige, som også modtager beskeder om nye vilkår og ændringer i aftaleparten. Bed om at få ændringerne skriftligt, så de ikke kun bliver omtalt i en telefonsamtale. Sørg samtidig for, at medarbejderne bruger den aftalte kanal til sagsmateriale og ikke sender oplysninger til en adresse fra en gammel mailtråd. Skal en ny juridisk enhed overtage samarbejdet, skal autorisationskontrollen foretages for den nye enhed. Gem dokumentationen sammen med ændringsaftalen, og angiv, fra hvilken dato den nye aftalepart skal modtage sager og have adgang til de relevante oplysninger.